Với vai trò là đơn vị đào tạo và tư vấn nghiệp vụ trong lĩnh vực xây dựng, đấu thầu và quản lý dự án, Viện Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ Xây Dựng xây dựng bài viết này nhằm cung cấp cho doanh nghiệp và cán bộ phụ trách đấu thầu một cái nhìn rõ ràng, thực tế và chuẩn mực pháp lý về chữ ký số trong đấu thầu qua mạng.
Trong bối cảnh toàn bộ hoạt động đấu thầu đang dần chuyển sang môi trường điện tử trên Hệ thống Mạng Đấu thầu Quốc gia (muasamcong.mpi.gov.vn), chữ ký số trở thành công cụ bắt buộc, vừa để xác thực danh tính, vừa để đảm bảo giá trị pháp lý cho hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn còn lúng túng: chữ ký số là gì, có vai trò gì, cần điều kiện như thế nào để được chấp nhận, và sử dụng ra sao cho đúng.
Với kinh nghiệm nhiều năm đồng hành cùng các cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp trong việc đăng ký tài khoản nhà thầu, triển khai đấu thầu qua mạng và đào tạo nghiệp vụ, Viện Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ Xây Dựng xin chia sẻ chi tiết về chủ đề này, giúp quý đơn vị hiểu đúng – dùng đúng – và quản lý chữ ký số một cách hiệu quả, an toàn. Mọi thắc mắc cần hỗ trợ xin liên hệ Hotline: 0904.889.859
Chữ ký số trong đấu thầu qua mạng là gì?
Theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng phương pháp mã hóa, gắn liền với dữ liệu điện tử và có khả năng xác định người ký, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung sau khi ký. Trong đấu thầu qua mạng, chữ ký số được sử dụng để thay thế chữ ký tay và con dấu của doanh nghiệp trên môi trường điện tử.
Khi tham gia Hệ thống Mạng Đấu thầu Quốc gia, chữ ký số thường được cung cấp dưới dạng USB Token – một thiết bị nhỏ gọn lưu trữ chứng thư số của doanh nghiệp. Khi cắm USB Token vào máy tính và nhập mã PIN, người dùng có thể ký điện tử lên các tài liệu, hồ sơ dự thầu, đơn đăng ký hoặc các văn bản trao đổi với bên mời thầu ngay trên hệ thống muasamcong.mpi.gov.vn.
Nói một cách dễ hiểu, trong bối cảnh đấu thầu điện tử, chữ ký số chính là “con dấu và chữ ký pháp lý” của doanh nghiệp trên môi trường mạng. Mọi hồ sơ gửi đi mà không được ký bằng chữ ký số hợp lệ đều có thể bị coi là không hợp lệ về mặt pháp lý.
Qua thực tế hỗ trợ nhiều doanh nghiệp, Viện Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ Xây Dựng nhận thấy rằng việc hiểu đúng bản chất của chữ ký số ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, tránh bị động khi phải nộp hồ sơ gấp mà chưa chuẩn bị đầy đủ điều kiện kỹ thuật và pháp lý.
Tại sao chữ ký số là bắt buộc khi tham gia Hệ thống Mạng Đấu thầu Quốc gia
Hệ thống Mạng Đấu thầu Quốc gia (VNEPS) được xây dựng nhằm hiện đại hóa hoạt động đấu thầu, đảm bảo tính công khai, minh bạch, tiết kiệm và hiệu quả. Khi toàn bộ quy trình được số hóa, từ khâu đăng tải thông báo mời thầu đến nộp hồ sơ dự thầu và công bố kết quả, việc xác nhận danh tính và trách nhiệm pháp lý của các bên tham gia không thể tiếp tục dựa trên giấy tờ truyền thống.
Đó là lý do chữ ký số trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhà thầu, bên mời thầu và các tổ chức liên quan khi thao tác trên hệ thống muasamcong.mpi.gov.vn. Không có chữ ký số hợp lệ, doanh nghiệp:
❌Không thể đăng ký tài khoản nhà thầu một cách đầy đủ, đúng yêu cầu.
❌Không thể ký và nộp hồ sơ dự thầu điện tử (E-HSDT).
❌Không thể ký các tài liệu làm rõ, thương thảo, cam kết hoặc phụ lục hợp đồng điện tử.
Từ góc độ pháp lý, chữ ký số là công cụ để Nhà nước và bên mời thầu xác định:
- Hồ sơ có thực sự được phát hành bởi đúng doanh nghiệp đứng tên hay không.
- Người ký hồ sơ có đủ thẩm quyền đại diện cho tổ chức hay không.
- Nội dung hồ sơ sau khi ký có bị thay đổi hay chỉnh sửa trái phép hay không.
Với vai trò là đơn vị đào tạo và tư vấn chuyên sâu trong lĩnh vực đấu thầu, Viện Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ Xây Dựng luôn nhấn mạnh với học viên và doanh nghiệp rằng: “Không có chữ ký số hợp lệ thì không thể tham gia đấu thầu điện tử một cách đầy đủ và đúng quy định.” Do đó, việc chuẩn bị chữ ký số phải được coi là bước khởi đầu bắt buộc trước khi xây dựng kế hoạch đấu thầu qua mạng.
Chức năng và vai trò của chữ ký số trong quá trình đấu thầu điện tử
Trong toàn bộ quy trình đấu thầu điện tử, chữ ký số giữ vai trò “xương sống” về mặt kỹ thuật và pháp lý. Mỗi lần ký là một lần doanh nghiệp xác nhận trách nhiệm và cam kết về nội dung mình gửi lên hệ thống. Có thể tóm lược chức năng và vai trò chính của chữ ký số như sau:
1. Xác thực danh tính và tư cách pháp lý của nhà thầu
Mỗi chứng thư số gắn với một doanh nghiệp cụ thể, chứa các thông tin như tên pháp nhân, mã số thuế, thời hạn hiệu lực… Khi ký bằng chữ ký số đó, hệ thống và bên mời thầu có thể xác định chính xác “ai là người ký” và “tổ chức nào chịu trách nhiệm”.
2. Đảm bảo tính toàn vẹn và không thể chối bỏ của hồ sơ
Khi một hồ sơ dự thầu đã được ký bằng chữ ký số, mọi thay đổi về nội dung sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện. Điều này bảo đảm rằng hồ sơ nộp cho bên mời thầu là bản gốc đã được nhà thầu phê duyệt, tránh nguy cơ bị chỉnh sửa trái phép.
3. Thay thế hoàn toàn chữ ký tay và con dấu truyền thống trong môi trường điện tử
Trong đấu thầu qua mạng, việc in ấn, đóng dấu và ký tay không còn phù hợp. Chữ ký số giúp toàn bộ quy trình diễn ra trực tuyến nhưng vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý như hồ sơ giấy truyền thống.
4. Tăng tốc độ xử lý và giảm chi phí cho doanh nghiệp
Với chữ ký số, doanh nghiệp có thể ký và gửi hồ sơ chỉ trong vài phút, không cần di chuyển, gửi chuyển phát nhanh hay chờ đợi. Điều này đặc biệt quan trọng khi thời điểm đóng thầu đến gần.
Từ góc độ tư vấn, Viện Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ Xây Dựng luôn coi việc nắm vững cách sử dụng chữ ký số là một phần bắt buộc trong chương trình khóa học đấu thầu qua mạng, giúp học viên không chỉ hiểu lý thuyết mà còn thao tác thành thạo trong thực tế.
Điều kiện để chữ ký số hợp lệ trên hệ thống muasamcong.mpi.gov.vn
Không phải bất kỳ chữ ký số nào cũng được hệ thống đấu thầu qua mạng chấp nhận. Để được coi là hợp lệ trên muasamcong.mpi.gov.vn, chữ ký số cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép tại Việt Nam (I-CA, VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, MISA eSign, EFY-CA, BKAV-CA, NewCA, v.v.).
- Đứng tên doanh nghiệp hoặc người đại diện pháp luật của doanh nghiệp tham gia đấu thầu, trùng khớp với thông tin pháp lý trong hồ sơ đăng ký tài khoản nhà thầu.
- Còn thời hạn hiệu lực trong suốt quá trình lập và nộp hồ sơ dự thầu.
- Đã được đăng ký (gắn) với tài khoản nhà thầu trên Hệ thống Mạng Đấu thầu Quốc gia. Việc chỉ cắm USB Token vào máy nhưng chưa đăng ký chứng thư số với tài khoản thì vẫn chưa đủ điều kiện ký hồ sơ trên hệ thống.
- Được sử dụng với môi trường kỹ thuật phù hợp: máy tính đã cài driver USB Token, phần mềm ký (VNeGP Client/Agent) và trình duyệt tương thích.
- Thông tin chứng thư số trùng khớp với hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp: tên đơn vị, mã số thuế, người đại diện… Nếu thông tin không thống nhất, có thể phát sinh vướng mắc khi thẩm định hồ sơ.
Trong quá trình tư vấn và hỗ trợ, Viện Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ Xây Dựng luôn kiểm tra kỹ các điều kiện nêu trên trước khi doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ, nhằm giảm tối đa nguy cơ hồ sơ bị đánh giá không hợp lệ do lỗi chữ ký số.
Hướng dẫn sử dụng chữ ký số trong đấu thầu qua mạng
Để sử dụng chữ ký số một cách hiệu quả và hạn chế lỗi phát sinh, doanh nghiệp nên tuân thủ theo một quy trình rõ ràng. Viện Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ Xây Dựng thường hướng dẫn khách hàng theo các bước sau:
Bước 1 – Chuẩn bị USB Token và phần mềm quản lý: Kiểm tra tình trạng USB Token, cài đặt phần mềm quản lý do nhà cung cấp chữ ký số cung cấp. Đảm bảo máy tính nhận token ổn định, không lỗi kết nối.
Bước 2 – Cài đặt phần mềm ký VNeGP Client/Agent: Tải đúng phiên bản phần mềm ký được khuyến nghị từ hệ thống muasamcong.mpi.gov.vn và cài đặt trên máy tính sử dụng để đấu thầu. Cấu hình cho phép phần mềm chạy trên trình duyệt (Chrome, Edge…).
Bước 3 – Đăng ký chứng thư số với tài khoản nhà thầu: Sau khi tài khoản nhà thầu được cấp, đăng nhập vào hệ thống, truy cập mục quản lý chứng thư số và thực hiện thao tác “Đăng ký chứng thư số”. Cắm token, chọn chứng thư, nhập OTP để hoàn tất việc gắn chứng thư vào tài khoản.
Bước 4 – Ký hồ sơ dự thầu và tài liệu điện tử: Khi lập hồ sơ dự thầu, người dùng chọn các tài liệu cần ký, hệ thống sẽ kích hoạt phần mềm ký. Nhập PIN của token, xác nhận chứng thư và ký điện tử trực tiếp trên file.
Bước 5 – Kiểm tra trạng thái chữ ký trước khi nộp: Sau khi ký, nên kiểm tra lại trạng thái chữ ký trên hệ thống (hiển thị “hợp lệ”), đồng thời có thể tải file về kiểm tra lần cuối trước khi nhấn nút nộp hồ sơ E-HSDT.
Trong các khóa đào tạo và dịch vụ hỗ trợ thực tế, Viện Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ Xây Dựng thường cung cấp thêm checklist thao tác cho học viên và khách hàng, giúp việc sử dụng chữ ký số trở nên quen thuộc, giảm áp lực khi nộp hồ sơ sát thời hạn.
Các lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số và cách khắc phục
Thực tế triển khai cho thấy, nhiều doanh nghiệp gặp phải các lỗi kỹ thuật lặp đi lặp lại khi sử dụng chữ ký số trong đấu thầu qua mạng. Dưới đây là những nhóm lỗi phổ biến và hướng xử lý mà Viện Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ Xây Dựng thường hướng dẫn doanh nghiệp:
- Token không được nhận hoặc không hiển thị chứng thư số: Thường do chưa cài driver hoặc cổng USB lỗi. Cách xử lý là cài lại phần mềm quản lý token, đổi cổng USB, khởi động lại máy.
- Thông báo “Chứng thư số chưa đăng ký với tài khoản”: Doanh nghiệp chưa thực hiện bước đăng ký chứng thư. Cần đăng nhập tài khoản, vào mục quản lý chứng thư số và gắn token theo quy trình.
- Không ký được hồ sơ dự thầu: Có thể do chữ ký số hết hạn hoặc token đứng tên cá nhân, không đúng tư cách pháp nhân. Cần kiểm tra hạn chứng thư, làm thủ tục gia hạn hoặc chuyển sang sử dụng chứng thư đứng tên doanh nghiệp.
- Phần mềm ký VNeGP Client/Agent báo lỗi hoặc không khởi chạy: Có thể do phiên bản cũ, xung đột với trình duyệt hoặc bị chặn bởi hệ điều hành. Nên gỡ bản cũ, cài bản mới nhất và cấp quyền đầy đủ cho ứng dụng.
- Hệ thống báo “Chữ ký không hợp lệ” sau khi ký: Thường do ký nhầm tài khoản, file sai định dạng hoặc thông tin chứng thư không khớp. Cần kiểm tra lại chủ thể chứng thư, định dạng file và ký lại bằng token hợp lệ.
- Không thể đăng ký chứng thư mới sau khi gia hạn: Do chưa loại bỏ chứng thư cũ trong danh sách hoặc trình ký chưa cập nhật. Cần xóa chứng thư cũ trên hệ thống, sau đó tiến hành đăng ký lại chứng thư mới.
Khi cung cấp dịch vụ, Viện Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ Xây Dựng luôn có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ từ xa hoặc trực tiếp, giúp doanh nghiệp xử lý triệt để các lỗi liên quan đến chữ ký số, tránh ảnh hưởng đến tiến độ nộp hồ sơ dự thầu.
Dịch vụ hỗ trợ chữ ký số đấu thầu của Viện Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ Xây Dựng
Nhằm giúp doanh nghiệp tham gia đấu thầu qua mạng một cách thuận lợi, an toàn và đúng quy định, Viện Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ Xây Dựng triển khai dịch vụ hỗ trợ chữ ký số chuyên sâu cho đấu thầu điện tử, bao gồm:
✅Tư vấn lựa chọn và đăng ký chữ ký số phù hợp: Đề xuất nhà cung cấp uy tín, gói dịch vụ phù hợp quy mô doanh nghiệp, hỗ trợ thủ tục đăng ký mới hoặc gia hạn.
✅Kiểm tra và đánh giá chứng thư số hiện có: Xác định tính hợp lệ, thông tin chủ thể, thời hạn và khả năng sử dụng trên hệ thống muasamcong.
✅Cài đặt môi trường kỹ thuật: Cài driver token, phần mềm ký VNeGP Client/Agent, cấu hình trình duyệt và kiểm thử ký mẫu.
✅Đăng ký chứng thư số với tài khoản nhà thầu: Hỗ trợ gắn chứng thư vào tài khoản, kiểm tra trạng thái và đảm bảo ký được hồ sơ E-HSDT.
✅Đào tạo sử dụng chữ ký số trong đấu thầu: Hướng dẫn chi tiết cho cán bộ phụ trách đấu thầu, kết hợp giữa lý thuyết và thực hành trên hệ thống thật.
✅Hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình dự thầu: Đồng hành khi doanh nghiệp lập và nộp hồ sơ, hỗ trợ xử lý lỗi phát sinh về ký điện tử.
Với phương châm “Hỗ trợ trọn gói – đồng hành dài lâu – trách nhiệm đến cùng”, Viện Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ Xây Dựng luôn nỗ lực để việc sử dụng chữ ký số không còn là rào cản, mà trở thành công cụ giúp doanh nghiệp tăng tốc, nâng cao năng lực cạnh tranh trong đấu thầu.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì để tham gia đấu thầu hiệu quả
Từ kinh nghiệm thực tiễn, Viện Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ Xây Dựng nhận thấy rằng, những doanh nghiệp chuẩn bị tốt ngay từ đầu về mặt kỹ thuật và pháp lý sẽ có lợi thế rất lớn khi tham gia đấu thầu điện tử. Đối với chữ ký số, doanh nghiệp nên:
- Chủ động đăng ký và gia hạn chữ ký số đúng thời hạn, tránh để token hết hạn đúng lúc cần nộp hồ sơ.
- Đảm bảo chữ ký số đứng tên doanh nghiệp và người đại diện hợp pháp, thống nhất với hồ sơ đăng ký nhà thầu.
- Trang bị máy tính và môi trường ký điện tử ổn định, có người phụ trách được đào tạo bài bản.
- Thường xuyên kiểm tra thử thao tác ký và nộp hồ sơ trước các gói thầu quan trọng.
- Tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng về đấu thầu qua mạng để cập nhật quy định mới và rèn luyện kỹ năng thực tế.
Trong toàn bộ hành trình đó, Viện Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ Xây Dựng sẵn sàng là đơn vị đồng hành tin cậy, cung cấp từ dịch vụ hỗ trợ chữ ký số, đăng ký tạo tài khoản đấu thầu đến đào tạo kỹ năng sử dụng hệ thống đấu thầu qua mạng một cách bài bản.
